+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Журнал регистрации исходящей корреспонденции 2018

Любая организация в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции. Для порядка и сохранности деловой переписки существует система документооборота, и чем четче и слаженней она функционирует, тем меньше впоследствии возникает спорных вопросов, связанных с исполнением того или иного документа. По большому счету, вся почта и документация делится на две группы: входящую ту, что прислана извне и исходящую направляемую самой организацией по собственной инициативе или как ответ на запрос. Для входящей и исходящей документации ведутся два журнала, и регистрируются такие документы по отдельности. Следует сказать, что на крупных предприятиях и в учреждениях где существует специальный отдел по делопроизводству и велик объем исходящей документации распространена практика использования СЭД — системы электронного документооборота. При всех плюсах такой системы ее недостатками являются:.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет КОРРЕСПОНДЕНЦИИ и делопроизводство входящей почты в компании или ИП

Журнал регистрации исходящих документов

Регистрация документов — одна из основных функций делопроизводства. Пока документ не зарегистрирован, предприятие не берет на себя ответственность за него, поскольку нет подтверждения факта его поступления. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Регистрация исходящего документа — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его отправки путем указания на нем в соответствующем установленном месте даты и регистрационного индекса с последующей записью в регистрационных формах журнале, картотеке, электронной базе данных определенных сведений об этом документе.

В издании Журнал регистрации исходящей документации корреспонденции , которое мы предлагаем вашему вниманию, определены главные термины, основные правила регистрации входящей корреспонденции на предприятии; виды документов.

Также издание содержит полезные советы относительно норм и правил регистрации, и образец заполнения журнала. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Основные правила ведения журнала регистрации исходящих документов. Легко перепутать или что-то забыть при регулярном выполнении обязанностей. Потому так важно вести учёт документации. При этом важно вести учёт как входящих, так и исходящих деловых бумаг. Регистрация нужна для наделения бумаг юридической силой. Без регистрационных номеров документы не признаются имеющими силу. Во всяком случае, официально. Для регистрации документов используют специальные журналы. Названия граф, толщина и формат можно выбрать разные.

Блокнот или тетрадь формата А4 тоже могут стать такими журналами, если разлиновать их по всем правилам. Такие журналы облегчают отслеживание исходящей и входящей документации. Это позволит убедиться, что все ответы отправлены вовремя.

Факты создания и отправки писем тоже документируются. В журнале стоят точные даты отправки и создания, полное наименование адресатов. Перед тем, как зарегистрировать документ, составляют проект. В его номер включают номер подразделения, когда в этом возникает необходимость.

Для оформления допускается применение фирменных бланков. В журналы могут занести деловые бумаги, которые только находятся на стадии проектирования. На них подпись руководства ещё не стоит.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции ОАО Автодорстрой. Образец заполнения журнала регистрации исходящих документов ЗАО Спектр. Алгоритм работы есть у и письма, которое руководство отправляет. Он состоит из нескольких этапов:. Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит. Для даты регистрации, указания номеров в документации используются специальные поля. Такие поля легко найти под шапкой, после наименования организаций.

Чтобы даты не прописывать вручную, секретари заказывают специальные штампы. Но это допустимо только для вариантов писем, которые составляются на обычной бумаге, а не на фирменных бланках.

Журнал регистрации исходящих документов — образец вы можете скачать по следующей ссылке. И высокая квалификация не спасает бухгалтеров от ошибок.

Не редко возникают ситуации, когда для исходящих деловых бумаг пропускают несколько номеров. Не допускается вносить изменения в бумагах, которые уже прошли регистрацию. Об этом сообщают с указанием номера исходной бумаги, тогда его легче будет найти. Узнать, как заполнить журнал регистрации приказов по основной деятельности и скачать его образец, вы можете в этой публикации.

В первой части обращение к адресату и описания причины , по которой требуется обращение. Приложения перечисляются только после основного текста. В нижней части страницы, в конце, данные о себе пишет составитель. Ещё один экземпляр распечатывается, если его важно сохранить в организации.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции — образец для заполнения по предприятию:. Допускается применение других инструкций, если на предприятии перешли к документообороте в электронной форме. Но строгих правил оформления нет и для документов, которые оформляются традиционным способом. Набор требований предъявляется к исходящим номерам. Сначала идёт номенклатура папки, где документы хранятся.

Порядковый номер по конкретному письму указывается через косую или тире. Исходящие номера пишутся в специальных строках. Это касается и входящей корреспонденции. Копии хранятся в папках-делах. Не знаете, как правильно заполнить журнал учета рабочего времени по предприятию? Проводится регистрационная процедура на протяжении календарного года.

Лишь описи дел постоянного хранения могут стать исключением из правил. Каждая организация сама определяет не только способ регистрации исходящей и входящей документации, но и порядок внесения записей по ней.

Децентрализованное ведение учётных баз в электронном виде применяют уже тысячи и сотни тысяч компаний. Главное — предусмотреть защиту данных, чтобы избежать ошибок и изменений без необходимости. В каком порядке осуществляется регистрация исходящей документации в электронном виде, вы можете узнать в этом видео:.

В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции. Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов. В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении.

Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др. Грамотное и систематическое ведение журнала позволяет осуществлять учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции.

Данный журнал — обязательный управленческий элемент любого предприятия или организации. Любое письменное сообщение, имеющее отношение к работе предприятия, требующее рассмотрения и ответа адресату, подлежит учету в системе делопроизводства. При этом не имеет значения способ доставки или отправления данного документа: по почте или лично. Существует огромное количество видов входящих и исходящих документов: письма, телеграммы, объяснительные и служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, заявления, справки и др.

Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации не относящиеся к деловой стороне деятельности организации. Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:. Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени.

Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто! Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации. В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции.

Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа. Входящее или исходящее письмо регистрируется только один раз.

Так, если документ зафиксирован один раз у делопроизводителя, то его повторной регистрации в другом отделе быть не должно. Если документ поступил в организацию разными способами сначала по факсу или путем скана по e-mail, а затем и в виде оригинала почтовым отправлением , то необходимо исключить дублирование информации.

Каждому документу присваивается собственный регистрационный номер, согласно которому в дальнейшем отслеживаются любые действия с ним. Журнал регистрации также позволяет дифференцировать корреспонденцию по степени значимости: если письмо важное, ему присваивается особая отметка, благодаря которой ее сразу может увидеть в журнале не только секретарь, но и руководитель предприятия. После регистрации документы сортируются и передаются внутренним адресатам на предприятии с целью скорейшего решения обозначенных в письмах вопросов.

Ответственным за регистрацию документов, как правило, назначают секретаря, делопроизводителя либо сотрудника из отдела секретариата.

Форма журнала регистрации входящих и исходящих документов нормативно не установлена, поэтому каждая организация определяет ее самостоятельно. В настоящее время в делопроизводстве приняты бумажный и электронный виды фиксации документов, которые имеют свои преимущества и недостатки, а также уместность использования на каждом конкретном производстве.

Регистрация документов в журнальной форме с помощью бумажного носителя журнала — проверенный и надежный способ ведения документооборота. Однако он подходит для небольших организаций с количеством входящих документов не более нескольких сотен в год.

Если речь идет о крупном предприятии, то использование бумажного журнала будет создавать трудности при поиске документов среди их огромного количества. В этом случае удобен электронный журнал. Автоматизированная система регистрации фиксирует одновременно и письменные, и электронные документы, отправленные на имя заведения. Для регистрации документов используются приложения Word и Excel, компьютерные файлы с расширениями xls, doc, docx.

С помощью электронного журнала возможны поиск, сортировка информации, применение различных фильтров.

Как следует вести журнал регистрации исходящей корреспонденции?

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах — секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания.

Надо ли прошивать и нумеровать журнал регистрации исходящих документов?

Как вести учет исходящих писем

Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета. Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть:. Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями. Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции.

Регистрация исходящих документов

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения , независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации.

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации.

Нужно прошивать журнала исходящей корреспонденции в 2018

Любая организация в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции. Для порядка и сохранности деловой переписки существует система документооборота, и чем четче и слаженней она функционирует, тем меньше впоследствии возникает спорных вопросов, связанных с исполнением того или иного документа. По большому счету, вся почта и документация делится на две группы: входящую ту, что прислана извне и исходящую направляемую самой организацией по собственной инициативе или как ответ на запрос. Для входящей и исходящей документации ведутся два журнала, и регистрируются такие документы по отдельности. Дорогие читатели!

Журнал регистрации исходящей корреспонденции 2018

Регистрация документов — одна из основных функций делопроизводства. Пока документ не зарегистрирован, предприятие не берет на себя ответственность за него, поскольку нет подтверждения факта его поступления. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Регистрация исходящего документа — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его отправки путем указания на нем в соответствующем установленном месте даты и регистрационного индекса с последующей записью в регистрационных формах журнале, картотеке, электронной базе данных определенных сведений об этом документе. В издании Журнал регистрации исходящей документации корреспонденции , которое мы предлагаем вашему вниманию, определены главные термины, основные правила регистрации входящей корреспонденции на предприятии; виды документов. Также издание содержит полезные советы относительно норм и правил регистрации, и образец заполнения журнала. Дорогие читатели!

Обработка исходящих документов Журнал регистрации исходящей корреспонденции ведется в Приказа Минюста России от N 69).

Купить систему Заказать демоверсию. Обработка исходящих документов. Документы, исходящие от нотариуса кроме нотариальных актов, организационно-распорядительных документов, расписок, запросов в государственные реестры, федеральные информационные ресурсы, государственные регистры , регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции приложение N 2.

Прежде чем зарегистрировать документ в журнале, нужно предварительно его просмотреть на предмет правильности исполнения оформления. Наименование организации на бланке документов должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Под полным наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации. Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 1 см.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Журнал входящей/исходящей корреспонденции в CRM
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.